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5.4 赋能协同部门

5.4.1 目标​

项目的成功实施与各业务单元及相关方的通力合作（尤其是项目的跨部门团队之间的紧密协作）有非常重要的关系，而且在项目的不同阶段，往往需要获得不同业务单元管理者的关注与业务专家的支持，因此，如何使跨部门团队能够打通部门墙，是PMO持续重点关注的问题之一。如何对协同部门进行横向赋能，组建更为高效的协作组，实现组织整体业务目标，也是PMO非常重要的工作。

PMO的横向赋能对象包括协同部门的项目成员、协同部门的职能领导、基础业务部门的成员（如财务、法务、行政等不直接参与项目的成员），PMO横向赋能协同部门制定架构如图5-23所示。

（图5-23 PMO横向赋能协同部门制定架构：原书为体系屋图——赋能目标：赋能协同部门能力诊断与提升、用喜/改善能力满足项目需求、打造部门间协同意识与效能；赋能内容：业务流程和管理规范的定义完善、明确定位岗位诉求、协助项目目标标准化事项；赋能方式：便捷人员接入、部门间信息对齐、推动改善、参与赋能实施（项目标准、岗位标准定期报告、岗位轮换、部门间反馈促进、问题闭环管理、跨部门协同、资源协调、协作机制改善等）；问题管理机制：提交清单（能力短板）→分析根因→解决问题（依托支撑）；赋能基础：协助部门梳理业务能力基础、对项目管理赋能创意化管理进行协同、推动部门间协助；赋能对象：协同部门的项目成员、协同部门的职能领导、财务/法务/行政等不直接参与项目的基础业务部门成员）

5.4.2 流程​

横向赋能的策略可采用多种方式结合的形式协助业务能力赋能。在项目实施过程中，PMO需要对各参与方资源的投入情况进行评估，进而对协同部门的能力进行诊断。同时，PMO需要采取横向赋能的方式解决跨组织、跨职能、跨专业的资源整合问题。通过横向赋能，推动流程机制优化，尤其对需要跨组织、跨职能、跨专业的接口管理进行明确定义，并建立协作机制，进而有效打破部门墙，实现组织协同效能的提升。

PMO在横向赋能方面，主要包括以下四个步骤。

  1. 建立项目度量体系

PMO应建立度量体系，对项目成员的工作信息进行收集分析，以便度量项目人员的绩效和协作效率，如任务关闭率、代码成功率、任务用时、返工率、评审通过率等指标（具体参见本书第8章"数字化管理领域"）。同步建立数字采集机制，使用决策门、定期报告、关键里程碑会议等方式，对过程指标、结果指标的采集进行标准化管理。将项目数据与度量基准进行对比，快速、准确地判断横向协作是否有异常。

  1. 项目管理技能培训

当项目人才在复杂项目的实施过程中出现专业技能匮乏时，PMO可以采用直接培训的方式，通过对项目管理领域的知识技能进行培训，如培训项目的标准化事项、项目交付流程、组织规范制度、项目文件模板、历史项目经验、各工作场合（会议、客户会谈）的行为规范等项目执行类工作的宣贯等，提升协同部门的项目参与能力，并通过萃取最佳实践不断改善和优化组织经验库。

  1. 部门间信息拉通对齐

PMO应与横向部门达成共识，定期对项目实施过程中出现的跨部门问题进行汇总与反馈，通过明确定义沟通方式（如周报、周例会、邮件、工作群等）、反馈渠道及通报人员，确保问题得到有效反馈。同时，PMO需明确"N+1的举手汇报机制"（问题通报上一级领导），以保证横向部门问题可以快速被识别并推动解决，避免问题在同职级间拉扯，导致内耗。

  1. 赋能实施推动改善

对于横向部门的专业能力提升，PMO应全程跟进记录。建立问题记录表定期跟进，或者与横向部门明确赋能实施计划，并定期通报进展，以保证赋能计划的落地。同时，PMO应建立问题管理体系、风险管理体系，可使用横向协同问题登记表（见表5-13），形成"发现差异—分析根因—解决问题（临时&根本）→验证效果"的闭环链路。

表5-13 横向协同问题登记表（原书为表格图片，仅录表头与状态列）

表头：问题编码 | 问题状态 | 问题描述 | 发生项目 | 发生阶段 | 提出人 | 根因分析 | 临时对策 | 根本对策 | 实施效果 | 标准化

问题状态示例：1 待反馈；2 待处理；3 验证中；4 关闭；……

问题反馈后，结合业务需求的优先级，帮助横向部门获得赋能资源。通过项目实施过程中对专业部门的职能缺失进行识别，协调项目内部资源进行临时补位，确保项目能够正常开展。也可通过整合组织内外相关领域的业务专家，解决项目关键难点与卡点，补齐项目的资源空缺。

5.4.3 工具​

在横向赋能方面，PMO可以使用以下主要工具。

(1)项目度量指标：符合实际业务的项目数据、项目过程指标或结果指标。

(2)项目相关方管理表：权责明确定义的相关方信息记录，并经过授权。

(3)问题或风险管理体系：问题登记表，形成发现→分析→改进→验证的闭环。

(4)横向领导力：明确组织内部的利益关系及决策人关切的内容，在强势影响或服务型领导中选择合适的推动方式。

此外，对于横向部门协作流程的问题（如部门墙、权责利不匹配、业务真空区等）需要进行业务流程梳理，分析业务价值链是否有缺失，确认各部门权责是否完备清晰。与上级和业务部门达成共识后，应通过更新流程文件、组织架构图，形成检查清单等，实施流程标准化管理。