9.2 效益管理的内容
有效的效益管理依赖于一套完整且连贯的活动，包括目标设定、效益分析、效益计划、实施监控、评估反馈，以及绩效体系和指标体系的构建。通过灵活运用效益管理全生命周期（涵盖愿景、使命、战略、项目组合、项目集、项目及长期运营等各阶段），确保预期效益的实现并追求效益最大化。
9.2.1 PMO与效益管理
随着组织向越来越务实的方向发展，效益管理成了组织的核心追求，相应地，作为组织中枢的PMO，这一能力也必然是对它的核心能力要求。PMO需要通过效益管理对战略、运营、项目效益进行全面管理和优化。
PMO要跟踪和管理战略及项目预期效益的实现，确保达到预期目标和使客户从中获取到价值。实现此目标的方法包括确定预期的效益，制定实现效益的计划以及不断监测项目的进展，识别和解决可能产生的问题。项目效益管理通常包括但不限于以下内容。
- 项目干系人管理
项目效益管理是一个持久且颇具挑战性的任务，但是却能够显著提高战略及项目的成功率。PMO应时刻关注干系人的需求和期望的变化，确保与战略保持一致。针对各类干系人及其需求的变化配套相应的管理措施，以确保项目的成功实施。通过这种方式，项目能够实现效益最大化。这包括：
(1)意识到干系人：在进行效益识别前，应确定所有可能的干系人，包括股东、管理层、项目组成员、客户、政府部门、民间组织等。
(2)评估干系人：为了更好地管理项目效益，需要对干系人进行分类、识别和评估。这个过程需要考虑干系人的权利、利益和对项目的影响程度，及其在战略及项目实施过程中所传达的信息和需求。
(3)评估干系人的影响和贡献：评估或组织评估干系人对战略及项目的影响与贡献。
(4)制定效益管理计划：制定清晰的效益管理计划，以确保项目可以满足所有干系人的期望和需求。该计划应包括为不同干系人提供各种不同的支持方式，以及如何确保开放传递、接收和反馈信息等的具体安排。
(5)变更管理：随时跟踪不同干系人的需求和反馈及对战略与项目的影响，并及时采取必要的管理措施，确保项目效益最大化。
(6)监测和报告效益管理进度：将效益管理做成计划，并在战略及项目执行中持续监测和报告进度。可以借助各种工具和技术，包括干系人登记、调查和问卷、效益矩阵表等。
- 成本和资源管理
在确保战略实现及项目按时完成的同时，实现财务预算和预期效益是效益管理的核心目标。为实现这一目标，需要精心制定并审核项目预算和时间表。这要求对所有可用资源进行恰当配置，从而精确掌握预算执行情况，并及时提出调整措施以达到项目目标。
在效益管理中，成本管理指PMO围绕需要达成的效益目标进行的成本规划、控制和减少成本的实践。这主要包括：
(1)成本估算：PMO需要准确地估算各项成本，包括直接成本和间接成本、变动成本和固定成本、可控成本和不可控成本等。基于精确的成本估算，才可以制定有效的成本计划和控制措施。
(2)成本规划：PMO在战略解码层面、项目承载层面制定可行的成本管理计划，包括实现效益所需的各种成本、预期花费和各项成本调整。实施成本规划需要制定成本项，确定时间表，并分配项目负责人等。
(3)成本控制：通过对成本进行分类整理、实时监测和分析，从而预测风险并采取适当的应对措施，确保实际成本不超过预算，或者说确保实际成本更具有效性。
(4)成本分析：采用成本效益分析、收益成本比较、成本利润点等方法对成本进行分析，以了解成本结构，找到成本控制和规划的缺陷，从而调整成本规划。
(5)成本节约：节约是提高成本管理水平的重要措施之一。可以通过采用成本管理软件、优化消费结构、优选供应商、激励员工减少浪费等方式，达到降低成本的目的。
资源管理则是指PMO为有效、高效地实现效益目标而使用和管理各种资源（包括时间、人力、财务、物质等）的实践。这主要包括：
(1)资源规划：评估效益的资源需求，从而采取必要的措施，以实现资源的合理规划和分配，确保资源的最优利用。
(2)资源分配：将资源分配到不同的战略和项目中，赋予适当的优先级和权重，使资源达到最大利用的效果。
(3)资源调整：根据不同的情况和需求，对系统资源进行调整，以达到最佳效果。
成本和资源管理在效益管理中起着至关重要的作用。通过合理的规划、控制、成本和资源的分配，可以提高组织的效益和竞争力，增加组织的发展潜力，同时也能提升员工的自信和专业素质。
- 风险管理
PMO需要以全局视角对效益实现过程中的风险进行管理，减少对效益预期的负面影响，并增加可能发生的正面影响。这主要包括：
(1)识别风险：通过对项目或活动效益的全面了解和分析，确定所有可能产生的风险。这需要对效益管理中诸如政策、资源、经济等多种因素进行全面评估。
(2)评估和分析风险：对识别出来的风险进行定量或定性分析，并分析其潜在的影响程度和可能发生的概率。这需要制定风险分析表和利用风险评估模型。
(3)制定风险管理计划：根据评估的风险等级和潜在影响程度，制定相应的效益风险管理方案和计划，包括风险预防、减轻风险影响程度的对策、紧急情况下的应对方法、风险接受和转移等措施。
(4)实施风险管理计划：执行风险管理计划，确保风险控制措施的有效性和质量，并监督风险管理计划的执行情况。
(5)监测和评估风险管理：通过定期审核和评估风险管理计划的执行情况，不断改进风险管理方案，提高活动或项目的稳健性和可持续性。
- 交付和质量管理
交付和质量管理都是为了提供更优质的产品和服务，满足客户的需求，并在竞争激烈的市场中获得竞争优势。PMO需要根据不同的工作需求和客户要求设置合理的质量目标和标准，并确定跟踪和监测方式，依靠有效的检查和评估机制来确保整个过程的稳定性、可持续性和持续改进。
这些措施对于项目成功和市场竞争具有重要意义。
交付管理主要包括：
(1)确定交付要求：确定交付的时间表、目标和质量标准，并建立清晰的交付要求，以确保项目交付能够达到员工的工作效率要求和满足客户的需求。
(2)制定交付计划：在完成项目的过程中，需要制定合理的交付计划，设法保证项目的质量、时间和预算得到控制和管理。
(3)实施交付计划：按照制定的交付计划进行工作，确保各种活动和任务能够及时完成，按时交付。
(4)监控和评估交付结果：监控交付质量和效果，并对交付结果进行评估，以便调整和改进交付流程和方法。
质量管理主要包括：
(1)建立体系：PMO要结合自身的实际情况，将质量体系（如ISO9001等）作为确保所有生产或服务过程符合相关质量标准的有力保障。
(2)确定质量标准：确定项目或产品的质量标准，并对项目或产品的各个阶段设置适当的质量标准和指标。
(3)制定质量计划：制定质量计划，以保证项目的质量目标得以实现，并建立有效的控制措施以保证项目质量。质量计划需要考虑各种因素，如法规要求、行业标准、客户需求等。
(4)实施质量计划：执行质量计划，以确保项目实施过程中遵循制定的质量标准和程序，并采取必要的纠正措施以纠正问题和防止类似问题再次出现。
(5)监测和评估质量进展：对项目质量进行监测、跟踪和评估，以确保项目质量的稳定性，为客户提供高品质的产品或服务。
(6)质量改进：通过各种质量管理技术和工具，如质量环境评估、内部素质管理等，识别和调整当前的质量管理过程，以提高生产效率，提高客户满意度和组织信誉；建立持续改进机制，包括收集和分析客户反馈的信息、识别质量问题并加以解决等。
- 法规和合规管理
法规和合规管理是日常经营工作必不可少的重要组成部分。它可以在保护组织、员工、客户和股东利益的同时，保证项目运作合法合规，确保组织在履行社会责任和遵守法律规定方面保持高度透明和可信赖。PMO必须具备强烈的合规意识，并确保制定并实施合适的流程和机制，以保证内外各种相关规定的合规性，并及时发现和解决潜在的政策或法律方面的问题。这主要包括：
(1)遵守法律法规：必须遵守所在国家和地区的法律与规定，包括商业、劳动、税收、环保等多个方面，以确保项目的合法性和可持续性。
(2)制定和实施内部管理规定与流程：制定和实施内部管理规定与流程，以确保员工的行为符合法律法规和达到合规标准。
(3)实施风险评估和管理：对可能出现的合规问题和风险问题进行全面评估，并建立控制和管理措施，以确保组织的规范运作以及透明度和可信赖性。此外，还需要制定处罚机制，以防止不规范行为的发生。
(4)建立监控机制和报告流程：建立实时监控机制，保证与合法合规有关的信息及时更新，并通过详细的报告流程（内部或外部）及时通报相关信息，降低违反法规和合规性的风险。
(5)开展必要的培训和沟通：开展合规培训，以便管理人员和员工了解有关信息，提高对违规行为的警惕性，从而在日常工作中保持遵守法律法规的行为习惯。
- 营销管理
营销管理是基于市场分析，制定和实施营销策略与计划，以提高市场份额、改善市场前景、增加营销收入、确保客户满意度和提高利润的管理过程。这主要包括：
(1)市场分析：根据不同市场的行业标准、客户需求、地区特点和市场趋势进行市场分析，掌握所需数据和信息，以制定合适的营销策略和计划，包括市场容量、市场份额、竞争对手、产品价格、营销渠道等信息。
(2)制定营销策略：基于市场分析制定合适的营销策略，包括目标市场的选择、定位、差异化策略、定价策略、产品组合、促销策略和营销渠道等。
(3)制定与实施营销计划：根据营销策略制定营销计划，明确制定各项营销活动的目标、资源和预算，并确保按计划执行，不断进行有效评估。
(4)客户关系管理：客户是销售收入的重要来源，要通过各种手段建立好的客户关系管理机制，包括客户服务、售后服务、定制服务、客户意见反馈机制等，提高客户的忠诚度和满意度。
(5)效果评估：通过对客户反馈、销售业绩和市场份额的跟踪分析，评估营销策略和计划，并根据实际效果不断调整与改进营销策略和计划。
- 人才管理
PMO需要科学、实用、可操作的资源赋能与管理的方法和措施，培养优秀人才和管理核心岗位的专业人员，以促进稳定发展和效率提高，进而提高效益。这主要包括：
(1)人才开发：确定或统筹项目人才需求，协同HR部门进行人才筛选和选拔，建立和更新项目人才管道，做好人才储备，保证项目的关键资源——"人才"的及时供应及按需匹配。
(2)人才培养：通过系统性的培训、学习和实践活动，帮助项目人才获取必要的知识、技能和经验，提高其专业能力和业务水平，进而更好地服务业务，为战略的落地保驾护航。
(3)人才任用：基于不同项目画像及人才画像，结合人才库筛选，合理实地地进行人岗匹配，做到知人善用、人尽其才。在项目人才任用过程中，要始终坚持三个原则：因事择人、量才使用、德才兼备，扬长避短、发挥优势。确保工作用人得力、效能提高、结果有保证。
(4)人才评价：通过建立综合的人才评价体系，对人才进行全面评估，以充分了解人才的能力、技能和表现，为人才的任用、培养、激励和发展等人才赋能工作提供指导，进而确保项目成功和组织与人才发展方面的质量。
(5)人才激励：根据组织特点和项目资源结构，设计符合组织发展的激励策略。在进行项目人才激励时，应遵循激励相容原则，平衡个人利益与集体利益，以确保人才激励的方式和结果符合集体价值最大化的目标。
(6)人才职业发展：帮助项目人才制定职业发展计划、疏通上升通路，能有效激发个人内驱力，从而为组织业务发展提供有效保障。
9.2.2 效益管理组织搭建
效益管理组织是PMO进行效益管理的重要基础之一。通过建立组织结构，配置人力资源、物力资源和财力资源，利用外部资源以及建立知识管理框架等措施（见图9-4），PMO可以帮助组织更好地实施效益管理，提高组织的效益和质量。
【图9-4 效益管理组织】组织架构图：中心为"效益管理组织"，周围分布"知识管理""人力资源""财力资源""物力资源""外部资源"等模块，各模块带有序号要点（如知识管理：1.建立知识管理框架 2.知识库建立；人力资源：1.确定关键岗位 2.员工培训和发展；财力资源：1.预算编制和管理 2.财务分析和监控；组织结构：1.确定组织规模和结构 2.分配职责和权限；干系人：1.干系人选择和管理 2.合作商建立）。
搭建效益管理组织的主要步骤包括以下几个。
- 建立组织结构
(1)确定组织规模和结构：为了有效地实施效益管理框架，PMO首先需要确定组织的规模和结构。可以根据组织的实际情况进行调整，如设立效益部门、项目团队等。
(2)分配职责和权限：基于组织结构，PMO需要明确各级人员的职责和权限，确保每个成员都了解自己的角色和任务。同时，PMO还需要确定岗位描述和职责说明，以便评估员工的工作表现和绩效。
- 人力资源配置
(1)确定关键岗位：某些关键岗位，包括项目管理、技术管理等，对效益管理框架的实施至关重要，因此需要具备特定技能和经验的人员担任。PMO要协助制定相应的招聘和选拔计划。
(2)员工培训和发展：针对组织需要的人才和技能，PMO需要制定并实施相应的员工培训和发展计划。这可以提高员工的能力和素质，促进组织的长期发展。
- 物力资源配置
(1)确定资源需求：PMO需要确定项目实施过程中所需的物资和设备等资源，包括办公设备、软件等，并制定相应的采购和租赁计划，以满足项目实施过程中的资源需求。
(2)资源管理和调配：对于组织内部的资源，PMO需要建立完善的管理和调配机制，确保资源的有效利用和共享。这可以减少资源浪费和提高资源利用率，降低项目成本。
- 财力资源配置
(1)预算编制和管理：PMO需要编制项目预算，并制定相应的预算管理制度。这可以帮助组织合理分配资金，并确保项目的正常运转。
(2)财务分析和监控：PMO需要定期进行财务分析和监控，及时掌握资金的流入和流出情况。对于出现的财务问题，PMO需要及时采取措施进行调整，以避免财务风险。
- 外部资源利用
(1)干系人选择和管理：PMO需要选择和管理干系人，来共同推进项目的实施。这可以帮助组织利用外部资源，提高项目的效益和质量。
(2)合作机制建立：为了确保与干系人关系的稳定和长期发展，PMO需要建立完善的合作机制，包括合同签订、合作流程、沟通渠道等，以确保双方能够顺畅地合作并实现共赢。
- 知识管理
(1)建立知识管理框架：PMO需要建立知识管理框架，以便将项目实施过程中的经验和知识进行总结与共享。这可以帮助组织避免重复犯错，提高项目的效益和质量。
(2)知识库建设：PMO需要建立知识库，将组织的知识进行分类和管理。这可以帮助组织成员快速获取所需的知识和信息，提高工作效率和质量。
9.2.3 效益管理制度制定
PMO需要与组织决策层和管理层密切合作，明确效益管理制度里的标准和程序。这些标准可以涵盖效益目标的定义、效益管理的流程等。同时，在构建效益管理制度时，其合理性与组织发展的财务经营管理相结合至关重要，以确保该框架与战略、效益管理框架的一致性。